Dokument-Nr. 7011
Gasparri, Pietro
an Pacelli, Eugenio
Vatikan, 17. Januar 1924
Regest
Gasparri teilt Pacelli die Regeln aus dem Rundschreiben vom 28. Januar 1909 über die Korrespondenz zwischen den Repräsentanten des Heiligen Stuhls und der Kurie mit und fügt einige neue hinzu. Nach den Punkten eins und zwei benötigt jede erste Seite eines Berichts Ort, Datum, Protokollnummer, Betreff und Adressatennamen. Die Punkte drei und vier schreiben für die Anlagen dieselbe Protokollnummer wie im Bericht vor; wird ein Originaldokument zugesendet, muss im Archiv stets dessen Kopie bzw. Zusammenfassung aufbewahrt werden. Die Punkte fünf bis sieben sehen vor, dass für jeden Bericht ein Entwurf zu verfassen ist; im Fall von mehreren Blättern werden die Berichte zusammengebunden; ein Bericht soll sich auf einen einzigen Betreff beschränken. Die Empfangsbestätigung ist gemäß den Punkten acht und neun sowohl für Depeschen als auch für Telegramme vorgeschrieben. Punkt zehn regelt den Umgang mit dem Chriffriercode: dieser darf ausschließlich vom Leiter der Mission aufbewahrt werden; wenn der Text einer Chiffre wieder verwendet wird, muss er umgeschrieben werden. Nach den Punkten elf und zwölf müssen die Berichte klar und prägnant sein; ihr Gegenstand sind nicht nur die Beziehungen von Kirche und Staat, sondern er kann – falls das Thema für das jeweilige Land wichtig ist – auch im rein innerkirchlichen Bereich liegen. Die Punkte 13 und 14 betreffen die von der Konsistorialkongregation, der Kongregation für die Glaubensverbreitung (Propaganda Fide) oder der Kongregation für die Orientalische Kirche abhängigen Apostolischen Delegaten. Wenn diese ihre Berichte dem Staatssekretariat und der eigenen Kongregation zusenden, müssen sie die zweifache Zusendung stets kennzeichnen. Schließlich empfehlen die Punkte 15 und 16 die Benutzung einer tiefschwarzen Tinte für die Schreibmaschine und das Bewahren der Ordnung des jeweiligen Nuntiaturarchivs.[Kein Betreff]
Per facilitare e rendere uniforme la corrispondenza dei Rappresentanti della Santa Sede colla Segreteria di Stato
, dalla
quale i medesimi direttamente dipendono nella gestione del loro ufficio, credo opportuno
ripetere alcune norme contenute nella Circolare N. 35187, in
data 28 genn. 1909, e aggiungerne altre:1. In ogni rapporto, nella estremità superiore della prima pagina, sia sempre indicata, oltre la città, la data del giorno e mese, ed il numero proprio del rapporto medesimo come si usa per i cifrati.
2. L'oggetto del rapporto, ossia brevissima e chiara indicazione del contenuto, deve apporsi in ogni rapporto nella parte superiore sinistra della prima pagina, mentre nella parte inferiore sinistra della stessa pagina deve sempre essere inserito il nome del destinatario.
3. Gli allegati debbono essere muniti dello stesso numero del rapporto, col quale vengono accompagnati.
4. Quando si trasmettono allegati originali, è necessario che ne rimanga copia in archivio, od almeno un estratto diffuso e completo, secondo la natura e l'importanza dell'argomento.
5. È grave obbligo dei Capi-Missione l'assicurarsi che di qualsiasi rapporto che viene spedito, anche se concernente oggetto di lieve momento, venga redatta la relativa minuta, da conservarsi e registrarsi in Archivio.
235v
6. Se il rapporto consta di due o più fogli, questi
debbono essere cuciti insieme; e se fosse scritta anche l'ultima pagina, si raccomanda di
avvertire che le buste non siano trasparenti.7. Norma precipua ed importante è che ciascun rapporto non contenga che un solo ed unico oggetto, in modo che tutti gli affari, anche se affini o consimili, siano trattati con appositi e distinti rapporti.
8. Di ogni dispaccio della Segreteria di Stato si accusi sempre regolare ricevimento, inserendovi la data ed il numero di Archivio del dispaccio medesimo.
9. Anche dei telegrammi, specialmente cifrati, è bene accusare ricevimento nel successivo rapporto.
10. Essendo indispensabili tutte le precauzioni per custodire gelosamente il segreto della cifra, è necessario che la medesima; a) sia gelosamente custodita esclusivamente dal Capo-Missione; b) evitare la ripetizione del testo letterale dei telegrammi ricevuti o spediti, nei rapporti e nelle eventuali comunicazioni da farsi ai Governi o a terze persone. In questi casi il testo dovrà essere abilmente parafrasato.
11. Si raccomanda che i rapporti siano redatti in forma chiara e concisa, e se l'argomento fosse delicato, per maggior sicurezza, è opportuno cifrarne qualche brano.
12. I Nunzi e gli Internunzi corrisponderanno con questa Segreteria di Stato non solo per tutti gli affari nei quali entrano i rapporti fra la Chiesa ed i Governi civili, ma anche per quelli che, pur essendo meramente ecclesiastici, hanno tuttavia un'importanza generale nella nazione presso la quale essi sono accreditati.
236r
13. I Delegati Apostolici
dipendenti dalla S. C. Concistoriale, dalla S. C. di Propaganda Fide e dalla S. C. per
la Chiesa Orientale, riferiranno alla Segreteria di Stato tutto ciò che può
riguardare la situazione politica e sociale, o che in qualunque modo tocca le relazioni
della Santa Sede coi Governi. In quanto al resto corrisponderanno ordinariamente colle Sacre
Congregazioni da cui dipendono.14. Quando verranno inviati alla Segreteria di Stato i rapporti, di cui nell'articolo precedente, non si ometta di accennare esplicitamente a tale duplice invio.
15. Per evitare il grave inconveniente della scrittura a macchina, la quale col tempo diventa illeggibile, si fa viva raccomandazione affinché si usino sempre nastri con forte tinta nera, rinnovandoli con diligente frequenza.
16. Si richiama infine l'attenzione dei Capi-Missione sulla necessità di tenere sempre bene ordinato l'Archivio, in modo che il lavoro sia giornalmente registrato, e garantire così anche da questo lato, la gestione degli affari e la cura degli interessi della Santa Sede.
Profitto dell'occasione per riaffermarmi con sensi di distinta e sincera stima
della S. V. Ill.ma
aff.mo per servirla
P. Card. Gasparri